Modularità e scalabilità
L’esperienza ci insegna che le esigenze possono mutare nel tempo, anche a breve distanza ed anche notevolmente: oggi si ha la necessità di dover leggere soltanto modulistica strutturata, ma domani potrebbe essere necessario leggere documenti anche non strutturati; oggi si desidera lavorare documenti che richiedono soltanto la lettura di caselle di marcatura e codici a barre, ma domani potrebbe capitare anche modulistica che richieda la lettura di testo stampato o manoscritto; oggi un solo server può essere sufficiente a sostenere la quantità di documenti da processare, ma domani potrebbe non esserlo più.

Per proteggere i propri investimenti è indispensabile quindi scegliere un prodotto che potenzialmente sia in grado di soddisfare anche le esigenze future, ma che sia modulare e scalabile, che consenta cioè di non dover necessariamente acquistare in anticipo funzionalità di cui non se ne ha bisogno nell’immediato, ma che potrebbero essere comunque necessarie in futuro.

Politiche di licensing
Le soluzioni di lettura ottica sono di solito proposte in forma di licenza d’uso a tempo indeterminato (one-time-fee, con la possibilità di sottoscrivere contratti annuali di manutenzione), oppure a tempo determinato (subscription annuale o mensile, di solito comprensiva della quota relativa alla manutenzione).

Spesso però il licensing non si limita alla modalità di acquisto, ma riguarda anche le prestazioni stesse del software che può o meno avere una serie di limiti in termini di prestazioni (limitata velocità dei motori di riconoscimento) o di  volumi trattabili (limite al numero di documenti elaborabili per giorno/mese/anno). Alcuni fornitori offrono soluzioni con velocità dei motori di riconoscimento bloccata a “x” caratteri al secondo (CPS), solitamente al fine di ridurre l’impatto del costo del motore di riconoscimento (acquistato da terze parti) sul costo dell’intera soluzione: ciò può ridurre sensibilmente il costo di una soluzione entry-level, ma può essere penalizzante per soluzioni professionali dove il throughput è importante. Ad esempio, una soluzione basata su un motore ICR limitato a 10 CPS, anche se utilizzata su macchine molto performanti sulle quali una soluzione illimitata in velocità potrebbe agevolmente superare i 300 CPS, risulterà avere sempre la stessa modesta velocità di riconoscimento e non potrà quindi trarre vantaggio da upgrade ed evoluzioni dell’hardware su cui lavora. Altri vendors offrono invece soluzioni limitate nei volumi di documenti trattabili, su base assoluta (es: 100.000 moduli) o temporale (es: 10.000 moduli/anno): se da una parte può essere interessante beneficiare di un prezzo ridotto quando si ha la necessità di fare lavorazioni “una tantum” o trattare modeste quantità di moduli, dall’altra bisogna ben valutare quanto potrebbe costare gestire un imprevisto aumento delle quantità da trattare, anche temporaneo; quanto alle licenze che prevedono il pagamento di una fee per ogni pagina elaborata (pay per page), si immagini quanto possano diventare penalizzanti in caso di lavorazioni in service vista l’impossibilità di realizzare economie di scala.

L’ultimo aspetto da considerare, non meno importante, è lo schema di licensing per le postazioni di acquisizione e correzione: i sistemi di lettura ottica più evoluti prevedono infatti la possibilità di utilizzare stazioni di acquisizione e stazioni di correzione multiple: alcune soluzioni prevedono il pagamento di una royalty per ciascuna postazione da utilizzare, altre per pacchetti di postazioni, mentre altre ancora consentono l’utilizzo di una quantità di postazioni illimitate senza costi aggiuntivi. Quest’ultima possibilità si rileva assai utile quando si ha la necessità di gestire dei picchi di lavorazione, potendo liberamente dimensionare l’architettura del sistema in funzione delle risorse umane coinvolte, della dotazione hardware disponibile e delle necessità contingenti.