Il formato file PDF (Portable Document Format) consente di memorizzare documenti di ogni tipo grazie ad un vero e proprio linguaggio di descrizione della pagina simile al Postscript, utilizzato nei sistemi di stampa tipografici. Grazie alla ricchezza e flessibilità di questo linguaggio, un documento PDF può anche contenere dei riferimenti a font esterni, degli script da eseguirsi nel momento del suo rendering, dei collegamenti ad altri files, dei contenuti multimediali o dei contenuti crittografati. Tutto ciò ovviamente potrebbe non garantire la possibilità di visualizzare un documento allo stesso identico modo su sistemi diversi, da utenti diversi o in tempi diversi.

Per risolvere quindi la problematica dell’archiviazione dei documenti a lungo termine da questo formato è derivato un sotto-formato, battezzato PDF/A, dove la “A” sta appunto per Archiving  (Archiviazione), per far riferimento alla conservazione del documento per lunghi periodi di tempo.

Il PDF/A sebbene conservi molti dei vantaggi del PDF è stato concepito per essere un formato auto-consistente, che può essere appunto visualizzato allo stesso identico modo in ogni circostanza. Ciò comporta,in breve, che tutti i font utilizzati devono essere contenuti nel file, che non vi possono essere contenuti multimediali, che non può contenere script o codice eseguibile, che lo spazio colore utilizzato deve essere specificato esplicitamente, che i contenuti non devono essere crittografati, che deve contenere alcuni metadati obbligatori.

Di fatto quindi un file PDF che segue le regole di cui sopra è conforme allo standard PDF/A.

Il formato PDF/A è stato normato dalla Industrial Standard Organization, diventando lo standard ISO 19005 ed attualmente prevede due livelli di conformità:

– PDF/A-1a – Livello A parte 1
– PDF/A-1b – Livello B parte 1

Il PDF/A-1b si pone come obiettivo di garantire che il documento possa essere riprodotto visivamente in modo affidabile. Il PDF/A-1a oltre ai requisiti di PDF/A-1b include anche la necessità della presenza di informazioni sulla struttura del documento (cosiddetti “tag”, per cui si parla di documento “tagged”) in modo che il suo contenuto possa essere ricercato e visualizzato più agevolmente.