Qualora i documenti da sottoporre a lettura ottica siano disponibili in formato cartaceo, è necessario procederne alla digitalizzazione mediante scanner. Esistono in commercio numerosi modelli di scanner documentali utilizzabili per applicazioni di lettura ottica; la scelta dell’hardware più adatto è funzione della numerosità e delle caratteristiche dei documenti da elaborare, e dalle esigenze operative del progetto (ad esempio, dal tempo a disposizione in cui effettuare l’attività di scansione).

La scelta dello scanner più idoneo per le proprie esigenze deve essere quindi effettuata tenendo conto di molteplici fattori, inerenti sia le caratteristiche intrinseche del dispositivo, sia le esigenze specifiche del progetto:

Scanner
– massima dimensione del formato di acquisizione
– scansione solo fronte o fronte/retro
– velocità di acquisizione (espressa in ppm/ipm: pagine al minuto / immagini al minuto)
– presenza e capacità dell’alimentatore automatico di fogli (ADF)
– tipologia di interfacciamento al computer (driver)
– profondità di colore gestibile (colori, scala di grigi, bianco e nero)
– carico di lavoro giornaliero sopportabile (duty cicle)
– modalità/tempi di erogazione eventuale assistenza tecnica
– reperibilità sul mercato dei componenti consumabili
– possibilità di estensione della garanzia
– prezzo 

Progetto
– numero di documenti da acquisire su base giornaliera
– tempo a disposizione per la fase di scansione
– modalità ricezione dei documenti
– numero di operatori da dedicare all’attività

Ad esempio, l’attività di scansione di un congruo numero di quiz da effettuarsi al termine di un concorso o di una prova d’esame, richiederà uno scanner molto veloce e dotato di un ADF capiente, così da minimizzare il tempo richiesto per la fase di digitalizzazione; al contrario, l’elaborazione di moduli richiesta carta fedeltà ricevuti in plichi differenziati per punto vendita, potrebbe rendere conveniente usare più scanner in parallelo con ADF di capacità ridotta, in quanto la scansione deve comunque avvenire per singolo plico/busta.


Lettori ottici e scanner
Talvolta gli scanner sono chiamati anche “lettori ottici”, sebbene si tratti in realtà di dispositivi completamente diversi. Un lettore ottico, sebbene abbia un aspetto simile ad uno scanner documentale, non consente di ottenere un’immagine del documento ma di effettuare la sola lettura ottica di caselline di marcatura presenti sul foglio cartaceo in posizioni predefinite, ed eventualmente la lettura di codici a barre. I lettori ottici erano molto usati in passato per la lettura ottica di moduli di test e quiz, ma sono ormai ritenuti obsoleti data la flessibilità delle soluzioni di lettura ottica software; tuttavia il loro utilizzo è ancora diffuso in alcuni ambiti specifici (ad esempio per la lettura ottica delle schedine di Lotto, Superenalotto, Totocalcio).