Recogniform Invoices

Estrazione dati da fatture fornitori mediante avanzata tecnologia free-form

Recogniform Invoices è il modulo opzionale di Recogniform Reader pre-configurato per velocizzare il processo di acquisizione e contabilizzazione delle fatture fornitori.

Punto di forza della soluzione è la capacità di intercettare i dati di interesse senza effettuare una preventiva mappatura del documento, grazie ad un approccio 100% FREE-FORM in grado di garantire sin da subito risultati eccellenti. 

E’ quindi possibile essere operativi in tempi incredibilmente rapidi, senza ricorso a onerose attività di configurazione e training.

Intelligenza artificiale e autoapprendimento

Se da un lato i meccanismi di “intelligenza artificiale” consentono di identificare i valori da estrarre di volta in volta, dall’altro – una volta terminata l’eventuale validazione del documento – le informazioni posizionali dei campi vengono memorizzate così da essere riutilizzabili in elaborazioni successive. 

In questo modo, al ripresentarsi di un documento di un fornitore già processato, il software sfrutta le informazioni in memoria così da ottimizzare il processo di individuazione dei dati d’interesse.

In pratica il software autoapprende, documento dopo documento, così da ridurre i tempi di elaborazione e minimizzare l’attività di verifica dei dati estratti.

Processo in 4 fasi

Recogniform Invoices è una verticalizzazione di Recogniform Reader specifica per acquisire i dati da fatture fornitori. Le fasi di elaborazione pertanto sono le stesse: input, riconoscimento, verifica (eventuale), output.

Input Riconoscimento Verifica Output

INPUT

Acquisizione fatture da uno o più folder sottoposti a monitoraggio automatico. E’ possibile associare ciascun folder ad una specifica legal entity, così da gestire all’interno dello stesso applicativo le fatture ricevute da più società del gruppo.

Il software è in grado di processare sia fatture in formato PDF testo, che in formato immagine (PDF, TIF, JPG). In configurazione base, si richiede che a un singolo file corrisponda una singola fattura, anche multipagina.

Riconoscimento

La fase di RICONOSCIMENTO include le eventuali attività di image pre-processing (raddrizzamento, orientamento, binarizzazione, rimozione sporco, etc.), sia l’attività di lettura in senso stretto, effettuata dal motore OCR in combinazione con la tecnologia FREE-FORM.

E’ possibile sottoporre uno o più dati a controlli di correttezza formale (come ad esempio l’esistenza del fornitore all’interno di un’anagrafica) e/o a controlli di coerenza con altri dati rilevati sul documento o su file/tabelle esterne (es. verifica imponibile/imposte/totale).

Per ogni dato è prodotto un livello di confidenza di lettura su scala 0-100, frutto sia della confidenza di lettura da parte del motore, sia dell’esito dei controlli implementati.

Verifica

La fase di VERIFICA consente – ad uno o più operatori – di controllare l’esito del riconoscimento OCR a tutte le fatture, oppure limitatamente alle sole fatture contenenti uno o più dati sospetti (letti con bassa confidenza di lettura) o formalmente errati.

L’interfaccia visuale mostra l’immagine del documento evidenziando l’area in cui è contenuto il dato da validare, agevolando il rapido controllo delle informazioni. Anche in questa fase è possibile implementare qualsiasi tipo di controllo sul campo, in modo da controllare l’attività degli operatori e assicurarsi che in output siano rilasciati dati formalmente validi.

La fase di verifica può essere del tutto skippata, così da passare direttamente dalla fase di riconoscimento alla fase di output: in questa configurazione il software si comporta come una magic box che processa la fattura, estrae tutto ciò che riesce a estrarre e passa le informazioni a un sistema a valle, in cui avverrà l’eventuale fase di controllo e validazione. 

Output

La fase di OUTPUT consente di rilasciare i dati estratti su DBMS, su file o via WS.

E’ possibile rilasciare i dati su qualsiasi database (SQL Server, MySQL, Oracle, Access, DB2, etc.) via connessione ODBC, ADO, OLE DB, BDE, DB EXPRESS. L’output su file è previsto nei formati CSV, TXT, ASC, ASC, XML, e qualsiasi altro formato testuale.

E’ anche possibile configurare il salvataggio dei documenti processati, eventualmente ricampionando e/o rinominando ciascun file in funzione dei dati estratti dalla fattura.