Scenario

Il processo di dematerializzazione ed integrazione DESADV richiede un lungo periodo di transizione, durante il quale è necessario un impiego massiccio di forza lavoro da dedicare all’attività di verifica dei dati.

Le procedure di controllo dei documenti di trasporto con l’ordine del fornitore risultano lente e macchinose, a causa di molteplici fattori:

 – elevato numero di righe da verificare

 – diverso ordinamento articoli DDT / articoli ordine

 – diversa codifica articoli DDT / articoli ordine

Ciò si traduce inevitabilmente in un aumento esponenziale della possibilità di errori, e comporta rilevanti rallentamenti in fase di verifica fisica della merce.

I documenti di trasporto variano nella forma e nel contenuto, sia in termini di layout che in termini di quantità e qualità delle informazioni da estrarre: è quindi necessario utilizzare uno strumento che consenta di definire regole di estrazione generali, utili a processare nel migliore dei modi documenti eterogenei.

Soluzione

La complessità derivante dalla natura dei documenti da elaborare ha reso indispensabile l’utilizzo della tecnologia OCR FREE-FORM per consentire al software di intercettare le informazioni da estrarre indipendentemente dalla loro posizione sul documento.

La tecnologia Free-Form consente di superare il classico approccio OCR «zonale» mediante l’adozione di un approccio di tipo «logico»: il software riesce ad intercettare i dati di interesse senza una preventiva «mappatura».

SpuntaDOC è la soluzione sviluppata da USS che sfrutta la sinergia tra avanzate tecnologie di image processing e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), ed evoluti algoritmi di abbinamento.

Il risultato è un software che permette di estrarre in automatico i dati contenuti nel documento di trasporto, verificando che il contenuto del DDT (articoli e relative quantità) sia compatibile con l’ordine di riferimento.

Le eventuali difformità riscontrate sono sottoposte all’ intervento dell’utente, mediante un’interfaccia grafica studiata per minimizzare il tempo richiesto per la verifica e l’eventuale integrazione dei dati.

A conclusione del processo viene generato un file DESADV seconde le specifiche del gestionale.

Processo

L’architettura di tipo client/server consente di ottimizzare l’intero processo, minimizzando i tempi di elaborazione e suddividendo i carichi di lavoro tra tutte le risorse disponibili. La velocità illimitata dei motori di riconoscimento fa sì che tra la scansione di un documento e la disponibilità dei risultati di elaborazione passino solo pochi secondi.

Mediante l’apposita interfaccia di verifica l’operatore è in grado di controllare e validare rapidamente gli eventuali valori «sospetti», riconosciuti con bassa confidenza di lettura o per i quali è stata rilevata una mancata corrispondenza con quanto indicato nell’ordine.

Terminata la fase di controllo, le informazioni estratte sono rilasciate in output in un formato configurabile, pronto per alimentare il software gestionale. In presenza di files PDF vettoriali, la fase di verifica è pressoché NULLA.

Vantaggi

 – Digitalizzazione del processo (non è più necessario stampare l’ordine con cui verificare il DDT);

 – Riduzione dei costi (riduzione >70% del tempo medio per il controllo DDT / ordine);

 – Azzeramento degli errori (zero dati non conformi che sfuggono al controllo dell’operatore);

 – Miglioramento delle procedure lavorative.